Assistant (m/w/d) to PPRE CFO

In this role you will provide high-level executive support to the PIMCO Prime Real Estate CFO, by managing complex calendars, handling communications, and organizing extensive travel arrangements. As the first point of contact, you will ensure the smooth coordination of meetings, seamless communication, and the successful execution of ad-hoc projects in an international environment. 

This position is limited to a 12-month fixed term as a parental leave cover.  

Key Responsibilities

• Filter emails, highlight urgent correspondence, manage and maintain the Board Member's diary and email account. Content of e-mails, attachments and calendar information are routinely confidential
• Filter general information, queries, phone calls and invitations to the CFO by redirecting or taking forward such contact as appropriate
• Liaise with relevant individuals, external organizations etc. to arrange meetings and prepare agendas
• Contribute to / coordinate ad-hoc projects and initiatives for the Board Management Office. This can include workshop preparations / minutes, PIMCO Prime Engagement Survey (PES) action items, etc. 
• Ensure busy diary commitments, papers, travel arrangements (i.e. flights, hotels, visa, personal bookings) are managed effectively including troubleshooting problems
• Coordinate travel and accommodation requirements in connection with others and ensure arrangements in place for the CFO

Key Requirements

• Commercial education, ideally a Bachelor’s degree or secretarial qualification
• At least 5 years’ working experience in an administration/executive assistant/personal assistant role in a highly pressurized environment requiring tact, judgement, and discretion
• Experience in diary management/researching and booking of travel and accommodation
• Relevant working experience in a large organization in an international environment
• Proficient at Office (i.e. Outlook, Word, Excel and PowerPoint)
• Excellent ability to prioritize and anticipate needs
• Ability to work autonomously, but also to be a great team player
• High level of confidentiality
• Very good communication skills, precise written skills and an eye for detail
• Fluency in German and English is required

Ideally you will also have…

• Good understanding of the insurance industry and/or real estate is highly beneficial
• Strong analytical skills
• Excellent presentation skills 

Benefits

• Onboarding: A mentor, a buddy program and a global welcome event will help you getting started.
• Learning: A large portfolio of continuous learning opportunities will help you staying relevant in your current role and growing into future workplace demands.
• Working place: An open and international working environment with a diverse and inclusive culture will inspire your everyday work. A working model which balances remote and office based work will give you the flexibility to organize the way you work.
• Benefits: A company pension scheme, well-being initiatives, sports offers and other local benefits will allow you achieving a positive work life balance.

PIMCO Prime Real Estate ist ein führender weltweit agierender Immobilieninvestor und -manager. Das Unternehmen ist eine Tochtergesellschaft von PIMCO und Teil der PIMCO-Immobilienplattform. Es konzentriert sich auf die Marktsegmente Core und Core+ und verwaltet das Immobilienmandat der Allianz Gruppe im Wert von 89 Mrd. USD.   

Wir verwalten ein globales Investmentportfolio mit einem Volumen von ca. 93.5 Mrd. US-Dollar mit einem internationalen Team von ca. 455 Kollegen in 16 Büros in Belgien, China, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Japan, Schweden, Singapur, Spanien und den USA aus. 

Die Immobilienplattform von PIMCO ist eine der größten und am stärksten diversifizierten der Welt, mit einem Vermögen von 174+ Milliarden US-Dollar. PIMCOs breite Angebotspalette baut auf die langjährige Expertise des Unternehmens in den öffentlichen und privaten Beteiligungs- und Finanzierungsmärkten auf.  

Die Allianz Gruppe ist eines der vertrauenswürdigsten Versicherungs- und Vermögensverwaltungsunternehmen weltweit. Die Fürsorge für unsere Mitarbeiter, ihre Ambitionen, Träume und Herausforderungen macht uns zu einem einzigartigen Arbeitgeber. Gemeinsam können wir eine Umgebung schaffen, in der sich jeder gestärkt fühlt und das Vertrauen hat, zu erkunden, zu wachsen und eine bessere Zukunft für unsere Kunden und die Welt um uns herum zu gestalten. 

Bei Allianz stehen wir für Einheit: Wir glauben, dass eine vereinte Welt eine wohlhabendere Welt ist, und wir setzen uns konsequent für Chancengleichheit für alle ein. Die Grundlage dafür ist unser inklusiver Arbeitsplatz, an dem sowohl Menschen als auch Leistung wichtig sind und eine Kultur gefördert wird, die auf Integrität, Fairness, Inklusion und Vertrauen basiert. 

Wir begrüßen daher Bewerbungen unabhängig von ethnischer oder kultureller Herkunft, Alter, Geschlecht, Nationalität, Religion, sozialer Klasse, Behinderung oder sexueller Orientierung oder anderen Merkmalen, die nach geltendem lokalen Recht und Vorschriften geschützt sind. 

Great to have you on board. Let's care for tomorrow.