Documentation Processing and Archiving Specialist - Professional 40-50% (m/w/d)

Als Documentation Processing and Archiving Professional engagierst du dich für die professionelle Bewirtschaftung des physischen Archivs. Du bist eine neugierige Person, die gerne forscht und die gerne mit Hilfe von IT-Mitteln unsere Mitarbeitenden zu Archiv-Fragen unterstützt. Du interessierst dich für historische Quellen und bist bereit diese zu verarbeiten. Dann ist diese Position genau richtig. Wir freuen uns auf deine Bewerbung und dich schon bald im Team zu haben.

Das kannst du bewirken  

• Du bereitest archivwürdige Dossiers vor, verifizierst Deckblattangaben und Aufbewahrungsfristen und koordinierst die Einlagerung sowie Bestellung und Rückgabe beim externen Archivdienstleister.
• Du überwachst die gesetzlichen und unternehmensinternen Aufbewahrungsfristen und leitest die fristgerechte Vernichtung von Dokumenten gemäss den internen Weisungen ein.
• Du stellst die Einhaltung des Datenschutzgesetzes sicher, führst Qualitätskontrollen hinsichtlich Klassifizierung, Vollständigkeit und Integrität der physischen Dokumente durch und unterstützt bei internen sowie externen Audits.
• Du steuerst die Zusammenarbeit mit externen Archivdienstleistern, pflegst das physische Inventar und stellst die Vollständigkeit und Integrität der Archivboxen sicher.
• Du unterstützt bei der Einführung des neuen Bestellmoduls, führst Schulungen im Archivwesen durch und bringst Verbesserungsvorschläge über die vorgesehenen IT-Kanäle ein.

Das bringst du mit

• Mehrjährige Berufserfahrung im Archivbereich und/oder ein abgeschlossenes Nachdiplomstudium in Archivwissenschaften
• Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere im Bereich der elektronischen Aktenführung und Langzeitarchivierung und die Fähigkeit, Tools mit künstlicher Intelligenz einzusetzen (z.B. ChatGPT, Co-Pilot etc.)
• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick, analytisches Denken, eine genaue und systematische Arbeitsweise, Selbstständigkeit, Durchsetzungsvermögen und Teamfähigkeit
• Teamplayer mit Empathie, Menschenkenntnis und der Fähigkeit, ein diverses Team zu motivieren
• Sicherer Umgang mit MS Office, Jira, Confluence
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Hast du Fragen zur Stelle?

Nunzio Bonanno, Telefon, 058 358 74 92, steht dir gerne zur Verfügung. Wir freuen uns über deine Online-Bewerbung mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Arbeitszeugnissen und Diplomen).

Darum startest du mit uns

«Let’s care for tomorrow» heisst für uns auch, ein flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Individualität unserer Mitarbeitenden berücksichtigt: Mit 8 Wochen Vater- und 16 Wochen Mutterschaftsurlaub, der Option, 10 zusätzliche Ferientage pro Jahr zu kaufen, Weiterbildungen und weiteren Benefits. Lies hier mehr Allianz Careers.

Für Personalvermittler

Für diese Stelle nehmen wir ausschliesslich Bewerbungen die direkt von Kandidat:innen eingereicht werden entgegen. Unaufgeforderte Bewerbungen von Personalvermittlern werden nicht berücksichtigt und es wird auch keine Korrespondenz geführt. Personalvermittler reichen daher bitte keine Bewerbungsunterlagen an unsere Mitarbeiter:innen oder über unser Karriere-Portal ein. Wir lehnen jegliche Verantwortung und AGBs für unaufgefordert eingereichte Bewerbungen ab.

Über die Allianz: Die Allianz Gruppe ist eines der weltweit vertrauenswürdigsten Versicherungs- und Vermögensverwaltungsunternehmen. Die Fürsorge für unsere Mitarbeitenden, ihre Ambitionen, Träume und Herausforderungen macht uns zu einem einzigartigen Arbeitgeber.

Uns verbindet ein gemeinsames Bestreben: Unsere Kunden stehen an erster Stelle und im Mittelpunkt unseres Handelns. Ihre Bedürfnisse inspirieren unser Denken und leiten unser Handeln. Gemeinsam können wir ein Umfeld schaffen, in dem sich jeder motiviert und gestärkt fühlt, eine bessere Zukunft zu gestalten und zu formen – für unsere Kunden und für unsere Gesellschaft. Bei der Allianz stehen wir für Einheit: Wir glauben, dass eine geeinte Welt eine prosperierende Welt ist, und wir setzen uns konsequent für Chancengleichheit ein. Die Grundlage dafür ist unser integrativer Arbeitsplatz, an dem sowohl Menschen als auch Leistung zählen und wo Integrität, Fairness, Inklusion und Vertrauen im Mittelpunkt unserer Kultur stehen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller ethnischen und kulturellen Hintergründe, Altersgruppen, Geschlechter, Nationalitäten, Religionen, sozialen Herkünfte, Menschen mit oder ohne Behinderung sowie unterschiedlicher sexueller Orientierung und anderer durch lokale Gesetze und Vorschriften geschützter Merkmale.

Für Fragen oder Anliegen in Bezug auf Inklusion & Chancengleichheit steht dir Nani Nold unter nani.cristina.nold@allianz.ch gerne zur Verfügung. Bitte beachte, dass Nachrichten, die nicht mit dem Thema Inklusion & Chancengleichheit zu tun haben, nicht beantwortet oder weitergeleitet werden.

Wir freuen uns, dass du an Bord bist!

Join us. Let's care for tomorrow.

102501 | Produktmanagement | Berufserfahren | Non-Executive | Allianz Schweiz | Vollzeit oder Teilzeit | Dauerhaft

104676 | Operations | Berufserfahren | Non-Executive | Allianz Schweiz | Teilzeit | Dauerhaft